FAQ over wijziging inkooporders en factuurbetalingen vanuit entiteiten

Gasunie stapt over naar bestellen op entiteitsniveau om sneller en efficiënter in te spelen op de specifieke behoeften van haar verschillende bedrijfsonderdelen. Deze werkwijze geeft elke entiteit meer flexibiliteit en duidelijkheid, zorgt voor betere samenwerking en transparantie richting leveranciers én draagt bij aan het versnellen van de energietransitie. Daarnaast is deze wijziging noodzakelijk voor Gasunie om te voldoen aan de verplichtingen die door de ACM, vanuit regulering, zijn opgelegd.

Waar u op dit moment een inkooporder vanuit Gasunie ontvangt, gebeurt dit straks vanuit één of meerdere entiteiten van Gasunie. De levering dient aan de opdracht verstrekkende entiteit te gebeuren, evenals de facturatie. De factuur wordt vanuit de entiteit voldaan. 

De impact van deze contractuele aanpassing is echter verschillend per leverancier en contract. In de meeste gevallen betreft dit een één-op-één wijziging, bijvoorbeeld: waar voorheen Gasunie de inkooporder verstrekte, de levering ontving en de factuur voldeed, zal dit voortaan via Gasunie Transport Services B.V. verlopen.

Indien het contract inzetbaar is bij meerdere entiteiten, bestaat de mogelijkheid dat ook andere Gasunie-entiteiten de overeenkomst in de toekomst zullen toepassen. Dit is met name relevant wanneer thema’s als transport en opslag van (groen) gas, waterstof, warmte en CO₂, evenals de betrokken entiteiten, verder worden ontwikkeld. In dergelijke situaties ontvangt u inkooporders vanuit meerdere Gasunie-entiteiten die aan deze entiteiten geleverd en gefactureerd moeten worden.

Hoewel inkooporders vanuit verschillende entiteiten worden verstrekt, blijft de coördinatie rondom contracten plaatsvinden vanuit de centrale afdeling Inkoop en Supply Chain. Meestal blijft uw contactpersoon voor uw overeenkomst met Gasunie hetzelfde, tenzij anders wordt meegedeeld.

De entiteit die de inkooporder verstrekt staat op de inkooporder aangeduid als ‘klant’. Hierbij wordt de naam van de entiteit aangegeven. Aangezien meerdere entiteiten staan ingeschreven op hetzelfde adres, het hoofdkantoor van Gasunie, kan het adres niet gebruikt worden om de entiteit uniek te onderscheiden. 
Ook voor de levering en facturatie geldt dat de entiteit alleen op basis van naam onderscheiden kan worden, omdat het afleveradres of factuuradres van meerdere entiteiten gelijk is.

Nee, inkooporders die zijn verstrekt vanuit een (specifieke) Gasunie-entiteit moeten geleverd en gefactureerd worden aan behoefte stellende entiteit. De afhandeling van leveringen en de betalingen van facturen wordt binnen Gasunie ook op entiteitsniveau uitgevoerd.

Ja, elke Gasunie-entiteit is een aparte opdrachtgever met een eigen BTW-nummer en KvK-nummer. De entiteiten verstrekken zelfstandig inkoopopdrachten. De levering en facturatie dient ook aan de opdrachtverstrekkende entiteit plaats te vinden, in plaats van aan Gasunie. 

U hoeft de entiteit alleen in uw administratie als opdrachtgever vast te leggen wanneer u van deze entiteit een order ontvangt. U zult alleen orders ontvangen van entiteiten waarvan de in het contract overeengekomen items aansluiten bij de activiteiten en daarmee de behoeften van de entiteit.

Nee, een order wordt verstrekt vanuit één entiteit en bevat alleen bestelregels specifiek voor deze entiteit.

Het aantal bestaande orders dat gemigreerd moet worden, wordt zo beperkt mogelijk gehouden. Alleen wanneer de levering van een al verstrekte order na 1 juli 2026 plaatsvindt, ontvangt u hiervoor een vervangende order.  Indien dit voor u van toepassing is, dan wordt hierover contact met u opgenomen.

Wanneer u fysieke materialen aanlevert bij het Centraal Magazijn te Deventer, is het van belang te weten dat Gasunie vanaf 1 januari alle goederen per afzonderlijke Gasunie-entiteit zal ontvangen en opslaan. Wij verzoeken u daarom vriendelijk om materialen per inkooporder separaat te verpakken, waarbij elke verpakking voorzien dient te zijn van een eigen pakbon.

N.V. Nederlandse Gasunie maakt gebruik van het SAP Business Netwerk (SBN) om voor al haar entiteiten digitaal samen te werken met haar leverancier. Werkt u op dit moment al digitaal samen met Gasunie via het SBN, dan kunt u dat ook doen voor de andere Gasunie-entiteiten via het SBN-account van N.V. Nederlandse Gasunie. U kunt de opdracht verstrekkende entiteit herkennen aan de Bedrijfscode  (bijvoorbeeld 1000, 1010, 1080, et cetera) en de verkorte bedrijfsnaam die in de order staat en aan de entiteit specifieke gegevens bij de velden voor de afzender, het afleveradres en het factuuradres. U dient de order dan voor deze entiteit te verwerken.